Privacy statement

Inleiding

1.1 Borg advocaten is een in Bussum gevestigd landelijk georiënteerd advocatenkantoor dat zich richt op overheid en onderneming. De onderneming wordt gedreven in de rechtsvorm van een besloten vennootschap genaamd Borg advocaten B.V. (hierna: Borg” of “wij”).

1.2 Als advocatenkantoor verwerkt Borg gegevens over personen (“persoonsgegevens”). Borg handelt daarbij in de regel als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”).
Het gaat daarbij onder meer om gegevens die betrekking hebben op:
– personen die cliënt zijn of die werkzaam zijn bij onze cliënten (hierna: “cliënten”);
– sollicitanten of personen die zich oriënteren op een baan bij Borg (hierna: “sollicitanten”);
– personen van wie wij producten of diensten afnemen of die werkzaam zijn bij onze leveranciers (hierna: “leveranciers”);
– derden, zoals personen, niet zijnde cliënten, wier gegevens in de dossiers voorkomen die wij in behandeling hebben, andere advocaten met wie wij contacten onderhouden, gerechtsdeurwaarders of bezoekers van onze website (hierna: “derden”).

1.3 In deze Privacyverklaring lichten wij onder meer toe:

– welke persoonsgegevens wij verwerken ten aanzien van deze categorieën personen;
– voor welke doeleinden we die verwerken en op basis van welke wettelijke grondslag;
– welke rechten deze personen hebben ten aanzien van de gegevens die we over hen verwerken;
– met wie u contact kunt opnemen over deze Privacyverklaring en de wijze waarop Borg persoonsgegevens over u verwerkt.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

2.1 Van cliënten verwerken wij de volgende gegevens:

i) contactgegevens (NAW-gegevens, titulatuur, telefoonnummers en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens), geboortedatum, geslacht, bankrekeningnummer, identiteitsbewijs;
ii) gegevens onder i) van de wederpartij of derden;
iii) gegevens met het oog op de behandeling van de zaak of de beslechting van het geschil;
iv) gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven, het doen van betalingen en het innen van vorderingen;
v) andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van wet- of regelgeving.

2.2 Van sollicitanten verwerken bij de volgende gegevens:

i) contactgegevens (NAW-gegevens, titulatuur, telefoonnummers en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens), geboortedatum, nationaliteit, geboorteplaats, geslacht;
ii) gegevens betreffende gevolgde of te volgen opleidingen, cursussen en stages;
iii) gegevens betreffende de functie waarnaar gesolliciteerd is;
iv) gegevens betreffende de aard en inhoud van de huidige dienstbetrekking, alsmede de eventuele beëindiging daarvan;
v) andere gegevens met het oog op het vervullen van de functie, die door de betrokkene zijn verstrekt of die hem bekend zijn (zoals gegevens op een curriculum vitae, of uitslagen van een competentietest);
vi) andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van wet- of regelgeving.

2.3 Van leveranciers verwerken wij de volgende gegevens:

i) contactgegevens (NAW-gegevens, titulatuur, telefoonnummers en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens), geboortedatum, geslacht, bankrekeningnummer;
ii) in sommige gevallen: een verklaring omtrent gedrag en gegevens omtrent een identiteitsbewijs;
iii) gegevens met het oog op het doen van bestellingen, het inkopen van diensten en het doen van betalingen;
iv) andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van wet- of regelgeving.

2.4 Van derden verwerken wij de volgende gegevens:

i) contactgegevens (NAW-gegevens, titulatuur, telefoonnummers en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens), geboortedatum en geslacht indien en voor zover aan ons bekend gemaakt;
ii) gegevens in verband met een bezoek aan onze website of gegevens die worden vastgelegd om bezoekersstatistieken van onze website bij te houden;
iii) gegevens met betrekking tot elektronische berichten afkomstig van of bestemd voor derden en gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op het onderhouden van het contact met deze derden;
iv) andere gegevens die ons door cliënten of derden worden verstrekt (o.a. de wederpartij) of die uit openbare bron worden verkregen in het kader van de behandeling van een zaak.

Voor welke doeleinden verwerken wij deze gegevens en op welke wettelijke grondslag?

3.1 Wij mogen conform de AVG uitsluitend persoonsgegevens verwerken als daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat. We verwerken de hiervoor genoemde gegevens daarom alleen als:

i) de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst met de betrokkene, of om op diens verzoek pre-contractuele handelingen te verrichten, bijvoorbeeld voor het bijhouden van het dossier voor de cliënt of de afwikkeling van een sollicitatieprocedure (hierna: “uitvoering overeenkomst”);
ii) de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Borg rust, zoals onze verplichting tot vaststelling van de identiteit van onze cliënten(hierna: “wettelijke plicht”);
iii) de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Borg en die belangen zwaarder wegen dan de fundamentele rechten van degene om wiens gegevens het gaat, (hierna: “gerechtvaardigd belang”);
iv) de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking (hierna: “toestemming”).

In onderstaande tabel is voor persoonsgegevens over cliënten aangegeven voor welke doeleinden wij die verwerken en op welke wettelijke grondslag. Ook voor de categorie sollicitanten, leveranciers en derden gelden een of meerdere van de vier genoemde wettelijke grondslagen.

Doeleinde Wettelijke grondslag
i) De juridische dienstverlening en advisering aan een cliënt(e) – Uitvoering overeenkomst
– Gerechtvaardigd belang
ii) Het berekenen of vastleggen van vergoedingen of uitkeringen – Uitvoering overeenkomst
– Gerechtvaardigd belang
iii) Het doen van betalingen en het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen stellen van derden daarvoor – Uitvoering overeenkomst
– Gerechtvaardigd belang
iv) Het behandelen van geschillen, waaronder begrepen het voeren van procedures – Uitvoering overeenkomst
– Wettelijke plicht
v) Het doen uitoefenen van accountantscontrole dan wel andersoortige controle – Uitvoering overeenkomst
– Wettelijke plicht
vi) De uitvoering of toepassing van wet- of regelgeving – Wettelijke plicht
– Gerechtvaardigd belang

Met wie kunnen wij persoonsgegevens delen?

4.1 We kunnen persoonsgegevens over cliënten delen met:

i. bij ons werkzame personen (die betrokken zijn bij de behandeling van de zaak);
ii. leveranciers (bijvoorbeeld externe vertaalbureaus );
iii. partijen zoals wederpartijen, of andere advocaten, in het kader van onze dienstverlening;
iv. anderen, met toestemming van de betrokkene, of als sprake is van een wettelijke verplichting.

4.2 We kunnen persoonsgegevens over sollicitanten delen met:

i) bij ons werkzame personen (in het bijzonder zij die binnen kantoor betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure);
ii) leveranciers (bijvoorbeeld de externe partij die onze competentietest verzorgt);
iii) anderen, met toestemming van de betrokkene, of als sprake is van een wettelijke verplichting.

4.3 We kunnen persoonsgegevens over derden of leveranciers delen met:

i) bij ons werkzame personen (die betrokken zijn bij de behandeling van de zaak of bij de leverantie);
ii) leveranciers (bijvoorbeeld externe vertaalbureaus, deurwaarders of de partij die voor ons gebruiksstatistieken van onze website bijhoudt;
iii) cliënten, partijen zoals wederpartijen, of andere advocaten, in het kader van onze dienstverlening;
iv) anderen, met toestemming van de betrokkene, of als sprake is van een wettelijke verplichting.

4.4 Met “bij ons werkzame personen” wordt gedoeld op personen die aan Borg verbonden zijn (zoals partners, adviseurs en student-stagiaires).

Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Borg past verscheidene technische en organisatorische maatregelen toe om uw persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde verstrekking of ongeoorloofde toegang. Het gaat daarbij om administratieve, fysieke en technologische maatregelen. Bij ons werkzame personen zijn gebonden aan geheimhouding, en dienen zich te houden aan onze instructies die gericht zijn op de adequate bescherming van uw gegevens. Met door ons ingeschakelde verwerkers ( accountant, websitebeheerder, softwareleverancier) sluiten wij verwerkersovereenkomsten af waarin adequate beveiliging en geheimhouding worden gegarandeerd.

Cookies op onze website

Cookies zijn kleine tekstbestandjes die worden geplaatst door websites op de computer of randapparaat waarmee u de website bezoekt. Hiermee kunnen (persoons)gegevens over u verzameld worden. Ook onze website maakt gebruik van cookies. Wij maken namelijk gebruik van Google Analytics, een dienst die ons inzicht biedt in de wijze waarop onze website wordt gebruikt. Het gaat daarbij om gebruiksstatistieken zoals het aantal verschillende bezoekers, de pagina’s die met name bezocht worden en de gemiddelde duur van een bezoek. Wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten om zeker te stellen dat persoonsgegevens die in het kader van Google Analytics worden verzameld, alleen worden gebruikt om ons inzicht te bieden in de wijze waarop onze website wordt gebruikt. Ook hebben we de instellingen van de dienst zo aangepast dat de gegevens niet mogen worden ingezet door andere Google-diensten, en dat de laatste cijfers van alle in dit kader verzamelde IP-adressen direct worden gewist om het moeilijker te maken die te herleiden tot een specifieke bezoeker.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig:
i) voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt (zoals beschreven in hoofdstuk 3): gegevens over sollicitanten worden bijvoorbeeld vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijderd, tenzij de betrokkene bij ons in dienst treedt of toestemming geeft om die langer te bewaren;
ii) om te voldoen aan wet- en regelgeving: gegevens die nodig zijn voor onze boekhouding worden bijvoorbeeld zeven jaar bewaard;
iii) voor archivering: wij bewaren de dossiers van afgehandelde zaken in een (fysiek en digitaal) archief gedurende de termijn die door de Orde van Advocaten wordt geadviseerd.

Uw rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens

De wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens kent personen de volgende rechten toe ten aanzien van persoonsgegevens die op hen betrekking hebben:
i) het recht om te verzoeken of hen betreffende persoonsgegevens worden verwerkt en, zo ja, om daarin inzage te krijgen;
ii) het recht om rectificatie en wissing van die gegevens te verzoeken;
iii) het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking of om beperking van de verwerking te vragen;
iv) het recht om de toestemming voor de verwerking in te trekken, indien de verwerking gebaseerd is op uw toestemming;
v) het recht op ontvangst of afgifte van uw gegevens aan een door u aan te wijzen organisatie, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm;
vi) het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthouder die toeziet op de naleving van de regels inzake de bescherming van persoonsgegevens. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens in Den Haag (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Contactgegevens

Om de hiervoor beschreven rechten uit te oefenen, kunt u een e-mail sturen aan privacy@borg.com. U kunt dat emailadres ook gebruiken als u een klacht wilt indienen over de manier waarop uw persoonsgegevens door Borg zijn verwerkt.

Wijzigingen

10.1 Deze verklaring is voor het laatst gewijzigd op 11 oktober 2018.

10.2 Indien wij deze verklaring in de toekomst aanpassen, dan zullen we de gewijzigde verklaring op onze website publiceren, met vermelding van de datum waarop de wijzigingen ingaan.